Gestionale per Facility Management: perché non si può più fare a meno di un software digitale

Il concetto di digitalizzazione si riferisce alla trasformazione dei processi aziendali, operativi o di altro tipo da formati manuali, cartacei o analogici a formati digitali e automatizzati. Questo processo implica l’utilizzo di tecnologie informatiche e soluzioni software per semplificare, migliorare e rendere più efficaci ed efficienti le attività quotidiane.

L’obiettivo della digitalizzazione dei processi è spesso quello di:

• ridurre i costi,
• aumentare la produttività,
• migliorare la qualità dei servizi
• favorire l’innovazione.

La gestione digitale del processo, inoltre, consente la misurazione e il controllo dell’efficienza e la qualità del Servizio erogato

• Controllo dei tempi: SLA
• Controllo dei Costi
• Statistiche e Report
• KPI del servizio

 

Ma nella pratica, il responsabile delle manutenzioni può essere agevolato da un software che digitalizza i suoi processi?

La risposta è Sì! Per il responsabile dell’ufficio tecnico in una Pubblica Amministrazione, ad esempio, adottare una strategia di digitalizzazione può essere molto importante. La digitalizzazione può portare a diversi vantaggi volti a migliorare l’efficienza operativa, la tracciatura delle attività svolte, la trasparenza e la qualità del servizio.

Ecco alcuni dei motivi principali che rendono il software digitale uno strumento fondamentale:

Efficienza operativa

Automatizza processi manuali e ripetitivi, riducendo il tempo e gli sforzi necessari per completare le attività di manutenzione e gestione. Ciò può portare a un aumento dell’efficienza operativa e a una riduzione dei costi. 

Accesso e condivisione delle informazioni

Consente di centralizzare e organizzare tutte le informazioni relative alla gestione delle strutture in un unico posto, ciò facilita l’accesso e la condivisione delle informazioni tra il personale, gli appaltatori e gli altri stakeholder coinvolti nel processo.

Tracciabilità e monitoraggio

Offre strumenti per tracciare e monitorare le attività di manutenzione, gli asset e le risorse. Questa funzionalità consente alle figure preposte dell’ufficio tecnico di avere una visione chiara dello stato delle strutture e delle infrastrutture,  nonché di identificare rapidamente eventuali problemi o aree di miglioramento.

Pianificazione e programmazione

Semplifica la pianificazione e la programmazione delle attività di manutenzione, garantendo che gli interventi siano svolti in modo tempestivo e in conformità alle normative vigenti.

Miglioramento della trasparenza

Aumenta la trasparenza e la responsabilità nei processi di manutenzione e gestione delle strutture, fornendo informazioni puntuali e dettagliate sulle attività svolte, i costi associati e le prestazioni generali.

Risparmio di risorse

Riduce la necessità di documentazione cartacea, valorizzando il lavoro delle risorse coinvolte e riducendo l’impatto ambientale delle attività di manutenzione e gestione.

Miglioramento della qualità del servizio

Migliora la qualità del servizio offerto ai cittadini e agli utenti delle strutture pubbliche, garantendo che le infrastrutture siano sempre in buone condizioni e che i servizi siano erogati in modo efficiente.

Innovazione e adattabilità

La digitalizzazione può aiutare aziende, organizzazioni e pubblica amministrazione a rimanere al passo con le innovazioni tecnologiche e a rispondere rapidamente alle nuove sfide e opportunità.

L’adozione di una strategia di digitalizzazione dei processi può essere fondamentale per un responsabile delle manutenzioni, poiché può portare a miglioramenti significativi in termini di efficienza, trasparenza, qualità del servizio e sostenibilità. 

Processi di facility e manutenzione: obiettivi raggiungibili

In Dsi Service riteniamo quindi molto importante l’adozione di soluzioni applicative per la gestione del facility management.

Mettiamo a disposizione dei nostri clienti strumenti di lavoro collaborativi semplici e intuitivi in grado di essere utilizzati da tutti gli attori coinvolti nei processi di facility e manutenzione, in grado di garantire la massima disponibilità del servizio, elevati standard di sicurezza, costi di avviamento e di licenza estremamente contenuti.

Ecco alcune delle attività che il software per la digitalizzazione dei processi di facility management permette di effettuare senza fatica.

Ticket Management

Gestire i Ticket, come le richieste di manutenzione o di servizi a supporto, permette di ottimizzare i tempi di intervento. È possibile creare dei workflow specifici e automatizzare l’assegnazione di ticket per competenza, agli operatori tecnici definiti a sistema.

Centralizzazione delle informazioni

Raccogliere e archiviare le informazioni e i documenti relativi agli edifici, agli impianti e agli asset in un unico sistema, facilitando l’accesso e la condivisione delle informazioni tra i membri del team.

Pianificazione e programmazione

Strumenti per pianificare e programmare attività di manutenzione preventive, predittive e correttive,

garantendo che gli interventi siano tempestivi ed efficienti e riducendo i tempi di inattività.

Gestione degli ordini di lavoro

Creare, assegnare e monitorare gli ordini di lavoro, migliorando la comunicazione tra il responsabile delle manutenzioni, il personale e gli appaltatori, e garantendo che le attività siano completate in modo efficace. L’adozione di strumenti mobile (APP) per i tecnici che operano sul campo inoltre migliora ulteriormente l’efficienza.

Automazione dei processi

Automatizzare numerosi processi manuali, come la generazione di report, la creazione di ordini di lavoro e la pianificazione della manutenzione, consentendo ai responsabili dell’ufficio tecnico di concentrarsi su compiti più strategici e a valore.

Monitoraggio delle risorse e degli asset

Monitorare e gestire gli asset, le risorse e il personale, migliorando l’utilizzo delle risorse con la conseguente riduzione dei costi.

Conformità normativa

Funzionalità di controllo e notifica volte a garantire la rispondenza alle normative locali e nazionali, contribuendo a ridurre il rischio di multe o sanzioni.

Analisi dei dati e reporting

Raccogliere e analizzare dati relative al processo e all’attività di manutenzione o dei servizi a supporto, le prestazioni degli asset e l’utilizzo delle risorse, fornendo al dirigente dell’ufficio tecnico, informazioni preziose per la trasparenza delle informazioni da fornire periodicamente.

Comunicazione con gli utenti

Funzionalità per facilitare la comunicazione tra l’ufficio preposto e gli utenti delle strutture, migliorando la soddisfazione degli utenti e consentendo di rispondere prontamente a eventuali problemi o richieste.

Sostenibilità e risparmio energetico

Monitorare e migliorare l’efficienza energetica degli edifici e delle infrastrutture, contribuendo a ridurre l’impatto ambientale e i costi energetici.

Gestione degli appalti e dei fornitori

Semplificare la gestione degli appalti e dei fornitori, garantendo che i servizi e i materiali vengano forniti in modo tempestivo e secondo le specifiche concordate.

Comunicazione e collaborazione

Semplificare la comunicazione e la collaborazione tra l’ufficio tecnico, il personale e gli appaltatori, in modo da garantire informazioni condivise.

Manutenzione preventiva e predittiva

Supportare strategie di manutenzione preventiva e predittiva, consentendo al responsabile dell’ufficio tecnico di anticipare e prevenire problemi.